
Si alguna vez has trabajado por cuenta propia, sabes que tu tiempo es oro, y a veces, las reuniones pueden convertirse en una auténtica pesadilla. ¿Por qué perdemos horas en ellas cuando podríamos estar trabajando? Hoy, os cuento mi experiencia y mis consejos para evitar esas reuniones innecesarias.
¿Son malas o buenas las reuniones?
Seguramente muchas de las cosas que más has oído hablar siendo freelance son las dichosas reuniones. Todas las personas creo que hemos caído alguna vez en la «reunión fácil». Seguro que te suena algún comentario tipo: «Bueno, hacemos reunión y lo vemos».
Quiero contarte un poco mi visión de las reuniones:
Libertad siendo freelance
Cuando decidí dar el salto al mundo freelance, una de las cosas que más me atrajo fue la promesa de libertad. Imaginaba mi vida como una especie de paraíso laboral donde podría trabajar en pijama, tomar el colacao (no me gusta el café, sorry devs) cuando quisiera y, sobre todo, evitar las odiosas reuniones de oficina. Sin embargo, la realidad no siempre coincide con nuestras expectativas.
Las reuniones: Amor y odio
A lo largo de mi trayectoria como freelance, me he encontrado con dos tipos de reuniones: las que son realmente necesarias y productivas, y las que parecen una pérdida total de tiempo. Las primeras son aquellas en las que discutimos proyectos importantes, tomamos decisiones cruciales o resolvemos problemas urgentes. Las segundas… bueno, son las que quiero abordar aquí.
Las reuniones innecesarias: Un mal común
¿Cuántas veces te han invitado a una reunión y te has preguntado por qué diablos estás ahí? A mí me ha pasado más veces de las que puedo contar. Parece que algunas personas tienen una obsesión con las reuniones y creen que son la solución para todos los problemas. ¿Pero realmente lo son?
Me acuerdo perfectamente de un cliente que necesitaba que yo estuviera todos los Miércoles por la mañana dos horazas de reloj para un simple mantenimiento de 50€/mes. Tengo que decir que era una época complicada y me costaba horrores decir que no. Pues nada, dos horas a la semana en la que me ponía a hacer otras cosas, porque en verdad estaba por si los de marketing «necesitaban algo».
El dilema de las reuniones contra el correo electrónico
Una de las cuestiones clave en el mundo freelance es discernir cuándo una reunión es imprescindible y cuándo se puede lograr el mismo resultado a través de un simple correo electrónico. Aquí están algunas pautas que he desarrollado a lo largo de los años:
- Urgencia: Si el asunto es urgente y requiere una respuesta inmediata, entonces una reunión puede ser necesaria. Pero, en la mayoría de los casos, el correo electrónico es suficiente para transmitir la información y dar tiempo a las partes para pensar y responder adecuadamente. Puedo contar con los dedos de la mano las veces que un cliente me ha dicho que era urgente, y era realmente URGENTE.
- Complejidad: Si el tema es complejo y necesita una discusión detallada o una presentación visual, entonces una reunión podría ser la mejor opción. Sin embargo, asegúrate de que la reunión esté bien planificada y que todos los participantes estén preparados.
- Número de participantes: Cuantas más personas estén involucradas, más probable es que se necesite una reunión para garantizar que todos estén en la misma onda. Pero si solo se requiere la opinión de una o dos personas, un correo electrónico es más que eficiente.
- Logística: Si los participantes se encuentran en diferentes zonas horarias o ubicaciones geográficas, puede ser más práctico y eficiente optar por una comunicación escrita.
Cómo evitar las reuniones innecesarias
Ahora que hemos identificado cuándo es apropiado tener una reunión y cuándo no, aquí hay algunos consejos para evitar caer en la trampa de las reuniones innecesarias:
- Ser personas claras en las comunicaciones: Cuando recibas una invitación a una reunión, no dudes en preguntar cuál es el propósito y la agenda. Si no puedes ver una razón válida para asistir, sugiere alternativas como un correo electrónico o una llamada telefónica (si gestionas así las comunicaciones de tu negocio).
- Establece límites: Como freelance, tienes el control sobre tu tiempo. No tengas miedo de decir que no a las reuniones que no aportan valor a tu trabajo. Tu tiempo es limitado y valioso. Al principio cuesta mucho, luego resulta hasta placentero, poner limites te hace sentir muy bien.
- Utiliza herramientas de colaboración: En lugar de reuniones presenciales, considera el uso de herramientas de colaboración online como Google Docs, Asana, ClickUp, Trello o Slack para discutir proyectos y mantener a todos informados. Otra herramienta súper interesante es grabar vídeos para dar explicaciones, por ejemplo yo uso KomodoDecks, pero es más conocido Loom. A mi me ha dado la vida. Me ahorra muchísimas reuniones.
- Programa tus reuniones de manera eficiente: Si finalmente decides tener una reunión, asegúrate de que esté bien planificada. Establece una agenda clara, asigna roles y tiempos para cada punto a tratar, y mantén la reunión enfocada en el tema en cuestión.
- Tema de la reunión: Tuve también un cliente que nunca me decía de para qué necesitaba reunión y mi cerebro hacía chispas imaginando y mi ansiedad subía por las nubes. Por favor, siempre que vayáis a programar una reunión con alguien, explicarle para qué. Es una falta de respeto no hacerlo.
- Valora el tiempo de los demás: Hay algunas cosas importantes respectivas al tiempo. Creo que podría hacer un post entero sobre esto. Lo primero, no puedes pretender que en el mismo día que le comuniques al profesional se pueda reunir, porque puede estar ocupada u ocupado. Luego, que no hace falta que las reuniones duren 5 horas, pueden ser más cortas, yo hago reuniones de 45 minutos cómo máximo.
- Acta de reuniones: Esta parte es la que más me ha costado interiorizar. Pero es una de las que mejor me ha venido. Después de las reuniones enviar un acta con todo lo que se ha hablado y qué personas han asistido han hecho mejorar mis procesos y la comunicación con mis clientes.
Conclusión
Como freelance, tu tiempo es uno de tus recursos más valiosos. Aprender a distinguir entre las reuniones necesarias y las innecesarias es esencial para maximizar tu productividad y mantener tu cabeza en el sitio. No tengas miedo de decir no a una reunión si no ves su valor, y busca alternativas más eficientes para comunicarte con tus clientes y colaboradores. Una táctica muy buena para decir que no, es no decir que no sin más, puedes dar opción al vídeo u otras alternativas.
En última instancia, el mundo freelance es un equilibrio entre la colaboración efectiva y la gestión inteligente del tiempo. Aprender a tomar decisiones informadas sobre cuándo y cómo reunirse es una habilidad clave que te ayudará a prosperar en este emocionante pero a veces desafiante camino.
¿Tienes alguna experiencia o consejo que quieras compartir sobre este tema? ¡Déjame tus comentarios! Si lo prefieres también me puedes encontrar en redes sociales o me puedes escribir lo que necesites por mi formulario de contacto.
Atribuciones
- Imagen destacada: Fotografía sacada de mi cuenta premium Canva. Ver más diseños hechos por izzetugutmen de Getty Images
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