¿Cómo hago los presupuestos web?

Manos de persona con calculadora y haciendo cuentas

Una de las preguntas que más me han hacen otros compañeros y compañeras de profesión es cómo hago los presupuestos web. Sinceramente, y tras 10 años siendo autónoma, he cambiado muchísimo mi forma de hacer los presupuestos. También me ha dado para aprender mucho, que tipo de presupuestos web me servían y cuáles no, probar cosas y todas esas cosas que una persona con un su propio negocio debe tener.

¿Qué tiene que tener un presupuesto web?

En mi caso, siempre me pongo en el lugar de la persona que lo va a recibir. Piensa que en muchos casos, como profesionales damos por hecho cosas que el cliente no sabe y luego vienen los malentendidos, así que mi consejo en este caso es que pongas absolutamente todo lo que se te ocurra para que el proyecto funcione bien, al final esto va de presupuestos web.

Presentación

Alguien te manda un presupuesto, pero no sabes quién es esta persona. Dice que es experto en esta materia o aquella pero no sé si realmente sé que puede hacer lo que yo hago. Tampoco hace falta contar tu carrera ni poner el curriculum, pero si una biografía básica para que sepan un poco quién eres y que haces.

Captura de pantalla de un ejemplo de presentación para un presupuesto web
Imagen de Canva. Captura de pantalla de un ejemplo de presentación para un presupuesto web.

Explicación del tipo de servicio

Si te van a contratar «Desarrollo web a medida» al menos explicar qué es para ti ese servicio. Explica bien el servicio que vas a ofrecer, cómo te dije antes, los clientes muchas veces tienen una idea que tu no la tienes. Es normal, son personas y nadie está en tu cabeza. Tus servicios nadie más que tu los conoce mejor, pero claro, hay que dejar claro al cliente qué es realmente lo que le vas a ofrecer.

Cuando yo empecé a ofrecer desarrollo web a medida, que no existía Gutenberg, por ejemplo había profesionales que implementar con Elementor era desarrollo a medida.Yo no nunca lo ví así, pero al final es su servicio y si lo explican bien, no tiene porqué no ser verdad.

¿Qué incluye el servicio?

Este punto es una de las partes más importantes. No solo para enviarle el presupuesto, también para que tu mismo como freelance sepas en realidad lo que incluía o no para poner límites al cliente. Yo es la parte que más miro cuando estoy trabajando y comunicándome con el cliente. Muchas veces es por desconocimiento del cliente, y otra por «a ver si cuela».

Mi consejo aquí es que pongáis claramente lo que entra lo más claro posible.

Inversión

Númeritos. La panoja y lo que el posible cliente va a tener que invertir. Mi consejo siempre es que comuniquemos siempre en que es una inversión y no un gasto, hablar en términos de inversión mejoró bastante la conversión cuando lo empecé a utilizar. Aquí es donde más tiempo pasan los clientes, así que esmeraros un poco.

En esta sección, yo desgloso lo que pueda. Por ejemplo, se puede meter algo así como:

  • Maquetación WordPress a medida
  • Desarrollo de plugin y bloques
  • Mantenimiento web mensual básico
  • Adaptación de textos legales
  • Configuración multidioma
Papeles con calculadora
Imagen de Stock Canva.com para representar un presupuesto.

Alcance del proyecto

Aquí es donde pongo que es lo que no entra en los presupuestos web. ¿Parece obvio? No, no es tan obvio, hay que poner que si yo como desarrolladora hago una web a medida, si no ha contratado a una persona de SEO, no entra optimización SEO, ni entra que nada de copy, ni diseño, etc. Aquí pongo todo lo que considero importante que sepa el cliente que no entra.

Condiciones legales

Yo siempre envío contratos, pero en el presupuesto, está bien contar algunas cosas que son necesarios.

  • Fecha de disponibilidad
  • Plazos de entrega
  • Formas de pago

En estos apartados explicad las cosas bien, las condiciones y cómo vais a actuar. Por ejemplo, que tenga disponibilidad para el 10 de Noviembre, no quiere decir que yo me ponga a trabajar ese día. Hay que hacer burocracia antes que requiere tiempo.

Herramientas para presupuestos web

Para poner en práctica la elaboración de presupuestos web, hay herramientas que te ayudan a presentar ordenado y organizado el presupuesto. Así que, en muchos casos, invertir en este tipo herramientas es importante si nos ayuda a ahorrar tiempo. Recordemos que tiempo es igual a dinero.

Adobe Indesign/Affinity Publisher

Yo no soy diseñadora, pero sé que muchos diseñadores y diseñadoras utilizan estas herramientas para presentarlo. Tienen alguna plantilla hecha, y lo hacen con este software.

Al final, tienes que buscar la mejor herramienta que se adapte, y no al revés.

Google Docs o cualquier editor de texto enriquecido

Hay profesionales que hacen los documentos de presupuestos web en un Google Docs, Microsoft Word o LibreOffice Writer. Me parecen buenas opciones siempre y cuando lo presentes bien y no mandes solo un documento de texto y ya está.

Notion

Esta es una de las mejores opciones también para hacer plantillas. Como notion lo usa bastantes usuarios y usuarias para gestión de proyectos, lo veo súper guay para enlazar con bases de datos de clientes. Se pueden hacer maravillas, y un presupuesto en Notion me parece además de sencillo muy práctico.

Better Proposals

Esta herramienta es la que usaba yo hace mucho tiempo. Lo compré gracias a APPSumo (un market de aplicaciones) y desde entonces lo utilicé. Esta muy bien, porque tenía analítica para saber cuanto tiempo pasaban en cada sección (aunque la privacidad es bastante dudosa).

Lo que tiene genial esta herramienta, es que te pueden firmar el presupuesto online y te llega un e-mail tipo: «Te han aceptado el presupuesto» que cuando te llega eso es como una alegría.

Captura de la pantalla de inversión de un presupuesto
Captura de la pantalla de inversión de un presupuesto

Quoters

Esta es la herramienta que utilizo ahora mismo para hacer mis presupuestos web. Tengo que decir que también hago los contratos con esta misma herramienta.

Es una herramienta online en la que simplemente creas el presupuesto y le pasas un enlace al cliente (Además, se lo pueden descargar en PDF). También tiene la opción para que los clientes puedan firmar los presupuestos web y eso siempre es una gran ventaja.

Además de eso, puedes crear plantillas, y así puedes crear presupuestos bastante más rápido que si tuvieras que hacerlos de cero.

Plantilla de presupuesto hecha por mi

Pues nada, se me ha ocurrido hacer una plantilla en Notion Google Docs para hacer presupuestos web a un precio bastante asequible. Así que si te viene bien, aquí lo tienes: https://buy.stripe.com/fZe5ol7Gy6wlaWcfZ5.

Te mandaré un e-mail manual con la plantilla para que te lo descargues, así que ten paciencia que no será automático.

¿Por qué es de pago?

Creo contenido gratis con bastante frecuencia. Nunca pido prácticamente nada por el trabajo que supone crear contenido, pero me ha parecido interesante crear una plantilla para crear presupuestos web y cobrar ya que requiere un trabajo extra. El valor que supone tener una plantilla creada por mi, creo que vale mucho más del precio, pero quería poner un precio simbólico, para que no el precio no sea un problema.

Si tienes cualquier duda, solo tienes que ponerte en contacto conmigo y si solo quieres invitarme un café, aquí lo tienes.

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